Relatie database

PBI's relatie-database is een webtoegankelijke database waarmee allerlei informatie over de relaties van een organisatie of bedrijf kan worden bijgehouden.

De relaties kunnen andere organisaties of bedrijven zijn, maar ook individuele personen, die wel of niet een of meer relaties met bedrijven of organisaties in de database kunnen hebben.

Zoeken

In de database kan op een eenvoudige manier naar een naam of adres worden gezocht. Op basis van het ingegeven (stuk) woord wordt dan in de naam en adres gegevens van personen, organisaties en bedrijven gezocht. Als resultaat verschijnt een in de lijst van gevonden namen en adressen. Met een simpele muisklik op de naam worden de volledige gegevens van een persoon, organisatie of bedrijf getoond. En wel inklusief de bijbehordende relaties tussen bedrijf of organisatie en personen (kontaktpersonen, bestuursleden, leden, enz (zover in de database opgenomen). Of tussen de geselekteerde persoon met bedrijven en organisaties in de database.

Geavanceerd zoeken

Naast snel en simpel de database doorzoeken is het mogelijk om samengestelde zoekoperaties te doen. Zo kan er bijvoorbeeld gezocht worden naar ieder bedrijf, organisatie of persoon waarvan het telefoonnummer begint met '030' maar die niet in de stad Utrecht is gevestigd en als interesse-gebied ontwikkelingssamenwerking heeft.
Geavanceerde zoekopdrachten kunnen (als 'set') worden opgeslagen om later te worden hergebruikt.

Direkte links

Als een persoon, bedrijf of organisatie een eMail adres heeft kan er meteen vanuit de database een mailtje naar worden gestuurd. Evenzo, als er een website bekend kan daar vanuit de database naar toe gesprongen worden.

Bestanden aanmaken

Van de gevonden resultaten kan een (zg. csv-)bestand met adres- of eMail-gegevens worden gemaakt. Deze kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor een samenvoegbestand voor een standaardbrief, of om etiketten aan te maken, of om eMail adressen aan het adresboek van het eigen mail-programma toe te voegen.

Eveneens kan een bestand om accept-giro's aangemaakt worden gemaakt. Het aangemaakte betalingskenmerk bevat een koppeling met de bijbehorende organisatie, bedrijf of persoon in de database waardoor bijvoorbeelden bestanden van de postbank eventuele betalingen rechtstreeks aan deze organisatie, bedrijf of persoon kunnen koppelen. Dat gaat middels een in de relatie-database ingebouwde import-optie.

Beveiligde toegang

De relatie database is alleen door geautoriseerde mensen te raadplegen. De database houdt ook bij wie op welke dag wijzingen heeft aangebracht, zodat eventuele invoerfouten naderhand eenvoudiger te traceren zijn.

Op maat

De relatie database is in overleg met PBI verregaand aan de behoefte van de organisatie of bedrijf aan te passen, met name wat betreft de soorten van gegevens die in de database moeten worden opgeslagen.
Hetzelfde geldt voor uitvoer-bestanden, uiterlijk, enz.

Deelgegevens op eigen website

Indien gewenst kunnen delen van gegevens in de eigen website publiekelijk worden getoond. Een vereniging kan bijvoorbeeld de naam enkele gegevens van organisaties waar mee wordt samengewerkt rechtstreeks vanuit de relatie-database op de eigen website zichtbaar maken. Wijzigingen in de betreffende gegevens verschijnen dan onmiddellijk op de website, zonder dat iemand deze hoeft te kopiëren. Dit voorkomt fouten en ongelijke gegegens.